想像マネジメントのすゝめ

中間管理職、店長の為のマネジメント手法を紹介。 店舗運営ノウハウも紹介していきます。

カテゴリ: コミュニケーションマネジメント


今回は、コミュニケーションによるマネジメントについて記載していきたいと思います。

現代は、会社の業務はITが進みシステム化、効率化といったことが会社にも求められます。
特に中小企業では、不景気を背景に2008年以降、人件費が減少傾向に推移しています。

人件費の推移を規模別に見ていくと、大企業・中小企業共に2008年後半から2010年前半にかけて低下し、翌年に上昇したものの、2012年より再び減少に転じた。
以降の推移には差が見られており、大企業は、2013年第3四半期以降、緩やかな上昇傾向にあるが、中小企業は、2014年以降は横ばい傾向にある。

引用:中小企業庁 平成27年度の中小企業の動向 4人件費の分析(人手不足)

こういった背景の中、中小企業では管理職も人を管理するだけではなく、実際に業務を行いながら、マネジメントを行ういわゆる、「プレイングマネージャー」が一般的になってきました。

私も、同様に部下約50名の管理を行いながら、自身の仕事、社外の交渉や数値分析等、実務を行なっています。

プレイングマネージャーでありながら、いかにコミュニケーションをとって、組織をマネジメントするかを今回は、記載していきます。

コミュニケーションマネジメントのポイント

  • 定義を決める。(第2話)
  • 飲みにケーションは死語。(第3話)
  • 声かけで考えがブレてないか確認。(第4話)
  • スケジュールを公に。(第5話)
  • 報告方法を決める。(第6話)
  • 仕事のプロセスは、部下に任せる。(第7話)

ポイントは、上に書いた6つです。
これをやれば完璧というわけではないので、その内容を次回から経験談を踏まえて記載していきたいと思います。

 
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定義を決める。

上司は、私も含めて自分の価値観で色々な言葉を使っていると思います。
店舗運営でよく使われる言葉、「徹底」。
これは、どこの会社でも使われる言葉だと思います。

上司は、「〜を徹底しなさい。」
部下は、「〜を徹底します。」

事あるたびに、こういった内容が社内を飛び交います。

「徹底」という言葉は、非常に便利で上司は、指導した気になり、部下は対策した気になります。でも、徹底した状態が曖昧で、結局どうなったのかが分からないと思いませんか?

私は、「徹底できた。」という過去形での表現はよくしますが、「徹底しなさい。」という言葉は使わないようにしています。
部下からも、よく「徹底します。」という言葉をよく使うので、疑問を感じて「徹底」というのがどのような状態かを定義付けしました。

徹底・・・所属店舗のスタッフ全員が同じクオリティで実施できている状態。

言葉を予め定義すると、報告したら終わりではなく、「徹底する。」という報告を使う時は、その状態になるまでの道筋ができていることが前提になります。

実際、この定義をしてから、「徹底する。」という報告が少なくなったように思います。

その他にも、よく使われる具体性がないけど、良く使われる言葉があると思いますが、疑問に思ったら、定義付けしてみるといいと思います。

定義付けした言葉が、会社の文化として定着すれば、コミュニケーションの効率化になり、マネジメントがしやすく、言葉のブレがなくなりますね。

次回は、飲みニケーションの話です。


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今回は、飲みニケーションの話です。仕事をやっている方は、一度は耳にした言葉でしょう。

飲みニケーションは死語。

飲みにケーションをGoogleで検索してみたら、ウィキペディアで用語の定義が掲載されていました。


飲みニケーション(のみニケーション)とは、社会で行われている人間同士でのコミュニケーションの形式の一つ。
(酒を)飲むとコミュニケーションの合成語である。

これは主に会社員や大学生などといった大人となった人間同士での間において行われている事柄である。
会社や大学などといった場において集っている人間が互いに距離を置いていたり、打ち解けることができていない場合には、共に居酒屋や飲み屋などといった場に出向き酒を飲むことで、酔った勢いで互いが馴れ合ったり親密な会話ができるようになるということを目的として行われている。
企業の中には飲みニケーションを行うということを奨励している所も存在しており、これを行うための手当を支給しているというところも存在する。
だが一方で、飲みニケーションの場で部下に説教をしたり、行きたくないと思う者を強制的に参加させるということがパワーハラスメントであるなどと否定的な見方も存在する。

"飲みニケーション" 『フリー百科事典 ウィキペディア日本語版』より。
"最終更新 2013年11月15日 (金) 01:12" UTC URL: http://ja.wikipedia.org/

上記にもあるように、飲みニケーションは、信頼関係を構築する半面で、パワハラや相手を嫌な気にさせたりするという風潮もあります。

正直、合いそうにない上司から誘われてもあまり行きたくないものですし、お酒が好きじゃなかったら、飲みの場にもあまり行きたくないですよね。

私は、上司から誘われたら基本外せない予定がない限り参加しますし、飲みニケーションのように仕事以外での付き合いは必要だと思っています。

でも、相手によっては、その場が嫌なことも多々ありますね。
では、飲みがあまり好きじゃない人と飲みニケーションに変わる時間を作るにはどうしたらいいのでしょうか?

私の職場は、女性ばかりなので、正直、飲みに誘うのも気が引けます。

飲みニケーションの代わりにしたことですが、
完全に仕事の時間だと、

  • 初めて顔を合わせるメンバーを含んだ会議は、1分スピーチ(近況報告)を行う。
  • 毎年1月の店長会では、その年の抱負を自分含め全員言う

こういった時間を短時間でもいいので、会議の時間でとると、普段仕事では入ってこない個人の趣味や考えがわかり、親近感が湧き、その後の仕事で自然とコミュニケーションが生まれます。

仕事のミーティングにおいても、冒頭や、最後にはなるべく普段の出来事を自分から話、相手の話を聞くこともしています。

まずは、部下とのミーティングで短時間(1分〜3分程度)時間をとって自分の話と相手の話をすることをしてみてはどうでしょうか?

部下は、意外と自分の人間的なところを知りたがっているものです。
その先に、飲みと言う選択肢があるのだと思います。


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第4回目は、声かけのお話です。

声かけで考えがブレてないか確認。

前回の飲みニケーションの話題と近いかもしれませんが、日常での部下とのコミュニケーション方法の話。

日頃から、声をかける習慣をつけましょう。

私は、あまり仕事上、話す機会がない部下でも声をかけるようにしています。
声かけで何がわかるかと言うと・・・

  • 現在、注力している仕事の内容が分かる。
  • 仕事の進捗とスケジュールが分かる。
  • 仕事への取り組み姿勢が分かる。

部下の部下となると、あまり直接関わらないことが多くなりますよね?
あまりにも関わらないと、自分の考えている方向性と変わっている場合があります。
そのブレを解消するのが声かけです。

ただ、雑談をするだけではなく、2〜3分でいいので、今取り組んでる仕事や、今やっている仕事の内容を具体的に話すと、部下の仕事の考え方までが分かります。

自分の専門外の仕事であっても、具体的に何をやっていてどう取り組んでいるのかをきちんと聞くことが大事です。

ただ、「今何してるの?」「そうか。」ではなく、 「この案件、こう進めばいいよね。」と言うように自分の意見も踏まえて聞くと、「私は、こう進めたいです。」「ここが悩んでいます。」など、回答も具体的に返してくれたりします。

声をかける部下の直接の上司からの評価も入れるといいです。
例えば、 「最近、こう言うことで頑張っていると聞いてる。」とか「取り組み姿勢が良くなったと聞いているよ。」とかを話すと、直接の上司がその部下に対しての評価を部下に伝えているかどうかも分かります。

普段仕事をしていると、仕事への指摘や注意ばかりで、いい評価がきちんと部下へ伝わっていないことがあります。
部下も自分のどこを評価してもらっているかが分からなくなると、仕事への意欲が失われたり、自分の努力が正しいのか分からなくなったりします。

そういったブレを解消するのが、声かけですので、具体的な声かけで改善してください。

次回は、 部下への声掛けの話
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今回は、スケジュールの共有方法の話です。

スケジュールを公に。

私の会社では、スケジュールを社員全員が見れるようにしています。
それぞれのスケジュールを全て見れるようにすることで、部下が、自分の仕事の組み立てを理解してくれて、無駄な時間のミスマッチが防げます。

時間を効率化できるが、コミュニケーションは、少なくなるのではないかと思いますが、今回は、コミュニケーションの質のお話です。

スケジュールを公開することへのメリットですが、

  • 上司との話し合いまでの期限が明確になり、内容を考えるようになる。
  • 急な案件があってもいつ対応できるかが明確になる。
  • 上司のスケジュールが分かることで、部下のスケジュールも立てやすくなる。

部下は、上司のスケジュールを把握すれば、「いつ上司に話せばいいか分からない。」や「どのタイミングで話しかければいいか分からない。」と言った問題が解消できます。

上司からすると、「いつでも声かけて」と思うかもしれませんが、いつも忙しそうに仕事をしていると、タイミングが悪くて聞いてもらえないままになっていることもあります。


部下は、いつ声をかけていいかが正直分からないですし、時には怯えている時もあります。

少しでも、話しやすい環境を作ることが重要です。

会社では、グループウェアでスケジュール共有できるシステムが大抵入っていますので、全てのスケジュールを共有していくことをお勧めします。
私の会社では、全てgoogleカレンダーで共有し、予定を確認できるようにしています。

予定を入れる文化を作ることで、自然と部下も上司の予定を気にしながら動いてくれて、仕事もコミュニケーションもスムーズに進むようになります。


次回は、報告の話です。


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